クライアントの従業員の方から「業務が多くなってくると、タスク管理が追いつかず、焦ってしまって何も出来なくなってミスを多発してしまうのですがタスク管理の改善方法を教えてほしい」と相談を受けたので、ヒアリングをしつつアドバイスした内容を、MTG終了後に文面にまとめたのでブログでも記載する。
まず、なぜ「焦ってしまって何もできなくなるのか」「どういう気持ちになるのか」などを深ぼりしながらアドバイス内容を整理しながらお話しした。
おそらく、タスク管理の具体的な手法云々ではなく、その前段階としていくつか障壁がありそうだったので、それを踏まえてアドバイスを伝える。
今回のケースでは、「リソースがひっ迫して何もできなくなっちゃう現象」の原因は大きく分けて3つあると分析した。
①心理的障壁、②時間管理のための適切な要求不足、③タスク管理方法の誤り、であり、その順番で改善・解消する必要があると考える。③のタスク管理方法だけが整っていても、①と②が解決されていない場合、経験上、必ずリソースがひっ迫することになる。
1. 心理的障壁
心理的障壁の一つに、「期待に応えられない・怒られるのが怖い」という問題がある。これは、タスクの優先度や期待値を事前に調整していないために発生する。コミュニケーション不足により、できないことを「できる」と言ってしまい、その結果、価値が出ない仕事に時間を費やし、ミスを招くことがある。このような状況に陥らないためには、価値が出る領域に時間を使うことが重要である。
2. 時間管理のための適切な要求不足
物理的に時間が足りない場合や、時間管理がうまくできていない場合、リソースが足りなくなる。特に、毎日発生する定義できない仕事が突然入ってきたとき、固定稼働率が高すぎるとタスク切れが必然的に起こる。会社にとって利益となるロジックを用いて、適切な要求（たとえば採用増加など）を行うことが必要である。
3. タスク管理方法の誤り
特に見積もりが甘いと、想定外の時間を要することが多い。早めに1時間でもいいから、本気で取り掛かり、タスク完了の手順の解像度を上げておくことが効果的である。また、自動化できる部分は自動化し、他の人に依頼することも有効である。
2.3のアドバイスに関して以前読んだ本から参照した。以上。
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である
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